Ab dem 01.01.2027 müssen alle Arbeitgeber Entgeltunterlagen elektronisch führen

Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen ist zwar bereits seit dem 01.01.2022 vorgeschrieben, bislang konnten sich Arbeitgeber jedoch auf Antrag von dieser Pflicht befreien lassen und ihre Unterlagen weiterhin in Papierform führen. Diese Übergangsregelung endet zum 31.12.2026. Mit dem Ende der Übergangsregelung gewinnt die Frage an Bedeutung, ob Entgeltunterlagen vollständig, eindeutig zugeordnet und für Betriebsprüfungen verfügbar sind.

Finanzämter wollen Unternehmensgründern schneller eine Steuernummer erteilen

Wer ein Unternehmen gründet, benötigt eine Steuernummer unter anderem für die Rechnungsstellung, die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie verschiedene steuerliche Meldungen. Künftig soll die Vergabe der Steuernummer in Thüringen bei Unternehmensgründungen innerhalb von 15 Arbeitstagen erfolgen, sofern die erforderlichen Unterlagen (ausgefüllter Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) vollständig vorliegen. Die Thüringer Steuerverwaltung und der Steuerberaterverband Thüringen haben sich auf das Ziel verständigt, Existenzgründern schneller den Start in die Selbstständigkeit zu ermöglichen. Maßgeblich ist der vollständig ausgefüllte Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einschließlich aller angeforderten Unterlagen. Nach Angaben des Thüringer Finanzministeriums konnte die Vergabe einer Steuernummer bislang mitunter mehrere Wochen dauern. Die neue Zielvorgabe folgt dem Vorhaben von Bund und Ländern, Verwaltungsverfahren zu beschleunigen und Bürokratie abzubauen. Auch das „Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ sieht vor, Steuernummern bundesweit innerhalb von maximal vier Wochen zu erteilen. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kann elektronisch über das ELSTER-Portal an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Sobald die Steuernummer vergeben wurde, kann die zunächst eingeschränkte ELSTER-Registrierung in ein vollwertiges Benutzerkonto umgewandelt werden, das die Nutzung weiterer steuerlicher OnlineDienste ermöglicht.

Klimaanlage im Homeoffice

Ob die Kosten einer Klimaanlage im Homeoffice steuerlich berücksichtigt werden, hängt vor allem von der Gestaltung des Arbeitsplatzes ab.

Bei einem anerkannten häuslichen Arbeitszimmer können die Kosten für die Klimaanlage zu den Ausgaben für Ausstattung und Einrichtung gerechnet werden. Der Raum muss abgetrennt, büroähnlich eingerichtet und nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Statt der tatsächlichen Kosten kann die Jahrespauschale von 1.260 Euro genutzt werden.

Eine mobile Anlage bis zu einem Kaufpreis von 952 Euro einschließlich Mehrwertsteuer kann sofort als Werbungskosten angesetzt werden. Teurere Geräte werden grundsätzlich über mehrere Jahre abgeschrieben. Fest eingebaute Split-Klimaanlagen sind in der Regel Bestandteil des Gebäudes und werden nach dem Verhältnis der Wohnfläche abgeschrieben. Unter bestimmten Voraussetzungen ist bei einem nachträglichen Einbau eine eigenständige Abschreibung möglich.

Versand- und Beschaffungskosten sowie anteilige Stromkosten können ebenfalls berücksichtigt werden. Bei einer Arbeitsecke im Wohnraum gilt die Klimaanlage dagegen grundsätzlich als private Anschaffung. Die beruflichen Aufwendungen sind dort mit der täglichen Homeofficepauschale abgegolten.

Für den Einbau oder die Wartung durch einen Fachbetrieb können 20 Prozent der reinen Handwerkerkosten direkt von der Steuerschuld abgezogen werden. Erforderlich sind eine ordnungsgemäße Rechnung und die Zahlung per Überweisung. Die konkrete steuerliche Auswirkung hängt vom Einzelfall ab.

Entwurf sieht elektronische Belege und Kassenpflicht vor

Der Gesetzentwurf sieht ab 2028 eine Kassenpflicht für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften und einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 EUR vor. Die bisher mögliche offene Ladenkasse soll dann grundsätzlich entfallen. Wird die Umsatzgrenze erstmals 2027 überschritten, soll die Pflicht ab dem 1.1.2028 gelten. Bei späteren Überschreitungen beginnt sie am 1. April des Folgejahres. Sie endet nach drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren mit höchstens 100.000 EUR Gesamtumsatz.

Zum 1.1.2028 soll die papierhafte Belegausgabepflicht vollständig durch eine elektronische Belegbereitstellung in standardisiertem Datenformat ersetzt werden. Der Übertragungsweg bleibt offen. Möglich sind unter anderem QR-Code, Download-Link, NFC, E-Mail oder ein Kundenkonto. Eine Pflicht zur Entgegennahme des elektronischen Belegs besteht nicht; der Anspruch auf eine Papierquittung nach § 368 BGB bleibt erhalten.

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nutzen und Aufzeichnungen nach der DSFinV-K erzeugen. Barzahlungen sowie Debit- und Kreditkartenzahlungen sollen erfasst werden. Bei Verstößen kann nach § 379 AO ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR vorgesehen werden. Ausnahmen und Erleichterungen bei unbilliger Härte sollen durch Verordnung beziehungsweise nach § 148 AO geregelt werden.

Ab dem 01.01.2028 sollen die Kassennachschau auf weitere Finanzämter ausgeweitet und ein Verzögerungsgeld von 2.500 EUR bis 250.000 EUR bei fehlendem Datenzugriff geregelt werden. Für die unerlaubte Verlagerung elektronischer Buchführung in Drittstaaten ist ein Verlagerungsgeld von 2.500 EUR bis 100.000 EUR vorgesehen.

Ab dem 01.01.2029 sollen Taxis, Mietwagen und bestimmte Fahrzeuge im gebündelten Bedarfsverkehr Wegstreckenzähler mit digitaler TSE-Schnittstelle einsetzen. Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sollen unter bestimmten Voraussetzungen digital aufbewahrt werden können.